5 JTL-Wawi-Workflows, die sofort Zeit sparen
JTL Wawi bringt eine mächtige Workflow-Engine mit – die meisten Händler nutzen sie kaum. Diese fünf Automatisierungen richtest du in überschaubarer Zeit ein, und sie ersetzen ab Tag eins manuelle Arbeit.
Unter Admin → Workflows lassen sich in JTL Wawi Abläufe definieren, die bei bestimmten Ereignissen – einem neuen Auftrag, einem Zahlungseingang, einer Statusänderung – automatisch Bedingungen prüfen und Aktionen auslösen. Wer das konsequent nutzt, ersetzt einen großen Teil der täglichen Klickarbeit. Hier sind fünf Workflows, die sich fast immer lohnen.
1. Aufträge automatisch zusammenführen
Bestellt ein Kunde innerhalb kurzer Zeit mehrmals, entstehen mehrere Aufträge mit identischen Versanddaten. Ein Workflow erkennt Aufträge desselben Kunden mit gleicher Lieferadresse und markiert sie zur Zusammenführung. Das spart Porto und Verpackung, reduziert Pickwege im Lager und sorgt nebenbei für ein besseres Kundenerlebnis – ein Paket statt drei.
2. Zahlungseingang → Versandfreigabe
Bei Vorkasse oder Zahlarten wie PayPal soll ein Auftrag erst nach verbuchtem Zahlungseingang ins Lager. Statt Zahlungslisten manuell abzugleichen, setzt ein Workflow bei eingegangener Zahlung automatisch den Auftragsstatus, erteilt die Versandfreigabe und schiebt den Auftrag in die richtige Pickliste. Das verkürzt die Zeit zwischen Bestellung und Versand spürbar.
3. Mindestbestand → Aufgabe an den Einkauf
Unterschreitet ein Artikel seinen Mindestbestand, erzeugt ein Workflow automatisch eine Aufgabe oder eine E-Mail an den Einkauf – inklusive Artikelnummer, aktuellem Bestand und Lieferant. So gehen Nachbestellungen im Tagesgeschäft nicht unter. Für eine echte, vorausschauende Bedarfsplanung ist das der erste Schritt; den systematischen Ausbau übernimmt später ein Tool wie Netstock.
4. Marktplatz-Aufträge sauber kennzeichnen
Aufträge von Amazon, eBay oder Kaufland brauchen oft eine andere Behandlung: andere Versandfristen, andere Beleglogik, andere Prioritäten. Ein Workflow erkennt die Herkunftsplattform und setzt automatisch passende Tags, Prioritäten oder Versandarten. Im Lager ist dann sofort klar, was zuerst raus muss.
5. Retouren & Stornos standardisieren
Storniert ein Kunde, sind mehrere Schritte nötig: Status setzen, ggf. Gutschrift anstoßen, Bestand zurückbuchen, Kunde informieren. Ein Workflow bündelt diese Schritte zu einem definierten Ablauf – nichts wird vergessen, und jeder im Team behandelt Stornos gleich.
Fazit: klein anfangen, messen, ausbauen
Der häufigste Fehler ist, zu groß zu starten. Nimm einen einzigen, nervigen Handgriff, baue dafür einen Workflow, teste ihn und lass ihn erst dann scharf laufen. Miss vorher und nachher, wie viel Zeit der Schritt kostet – diese Zahlen überzeugen schneller als jedes Argument und zeigen dir, welcher Workflow als Nächstes dran ist.
Klingt nach deinem Alltag?
Wenn du wiederkehrende Handgriffe in JTL Wawi automatisieren willst, schauen wir gemeinsam, wo sich der Aufwand am schnellsten bezahlt macht.
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