Schluss mit „falschen“ Rücksendungen: So automatisieren Sie den Abgleich von Seriennummern, MHD und Chargen in JTL-Wawi

Retouren gehören zum Onlinehandel dazu, doch sie bergen – neben dem Arbeitsaufwand – auch ein gewisses Risiko. Gerade bei hochwertiger Elektronik oder verderblicher Ware stehen Händler oft vor der Frage: Ist der retournierte Artikel wirklich exakt der, den ich versendet habe?

Hat der Kunde vielleicht ein älteres, defektes Gerät mit anderer Seriennummer zurückgeschickt? Oder wurde eine Lebensmittel-Charge retourniert, die Sie gar nicht in dieser Lieferung verschickt haben?

In JTL-Wawi lässt sich dieser Prüfprozess nicht nur abbilden, sondern dank JTL-Workflows fast vollständig automatisieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie sicherstellen, dass nur korrekte Ware wieder in Ihr Lager gebucht wird – ohne dass Ihre Mitarbeiter jede Seriennummer manuell mit dem Lieferschein abgleichen müssen.

Das Problem: Der manuelle Abgleich ist fehleranfällig

Werden Artikel mit Seriennummern (SN), Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) oder Chargennummern geführt, müssen diese Daten beim Warenausgang erfasst werden. Kommt der Artikel zurück, fragt JTL-Wawi im Retoureneingang diese Daten erneut ab.

Der Haken: Standardmäßig können Sie im Retoureneingang zunächst jeden beliebigen Wert eingeben. Das System sperrt die Annahme nicht automatisch, wenn die Seriennummer nicht zur ursprünglichen Lieferung passt. Ein Mitarbeiter müsste also theoretisch den ursprünglichen Auftrag öffnen und die Nummern vergleichen – ein Zeitfresser, der im Alltagsstress oft untergeht.

Die Lösung: Ein „Wächter-Workflow“ beim Retoureneingang

Statt manuell zu prüfen, lassen wir JTL-Wawi für uns arbeiten. Wir richten einen Workflow ein, der im Hintergrund sofort Alarm schlägt (oder den Status ändert), wenn die eingegebene Nummer nicht mit der versendeten übereinstimmt.

Schritt 1: Vorbereitung des Retourenstatus

Bevor wir den Workflow bauen, brauchen wir einen „Ort“, an dem problematische Retouren landen.

1. Öffnen Sie in JTL-Wawi das Menü Retouren und wählen Sie Retourenstatus / JTL-Workflows.
2. Suchen Sie den Status Eingetroffen.
3. Legen Sie hier einen neuen Unterstatus an. Nennen Sie diesen sprechend, beispielsweise SN-Prüfung fehlgeschlagen, Falsche Charge oder Klärfall.

Dieser Status dient als Auffangbecken für alle Retouren, die den automatischen Check nicht bestehen.

Schritt 2: Den Workflow einrichten

Nun bringen wir dem System die Logik bei. Wir wollen, dass der Workflow feuert, sobald eine Retoure den Status „Eingetroffen“ erreicht.

1. Gehen Sie im selben Fenster auf den Reiter JTL-Workflows.
2. Wählen Sie den Bereich Retourenposition > Status erreicht.
3. Klicken Sie auf Workflow anlegen und vergeben Sie einen Namen (z. B. „Check: Seriennummer Identität“).

Die Bedingung (Das Herzstück)

Hier definieren wir, wann der Workflow greifen soll. JTL bietet hierfür eine sehr spezifische Variable an.

• Wählen Sie unter den Bedingungen: Retourenposition > Andere Seriennummer als versendet retourniert.
• Setzen Sie den Operator auf Gleich und den Wert auf Wahr (True).

Für MHD oder Chargen: Die Vorgehensweise ist identisch. Wählen Sie stattdessen einfach die Variable Andere Charge als versendet retourniert bzw. das Pendant für das MHD.

Die Aktion

Was soll passieren, wenn der Kunde eine falsche Nummer zurückschendet?

• Wählen Sie als Aktion Retourenstatus setzen.
• Wählen Sie hier den in Schritt 1 erstellten Status (z. B. SN-Prüfung fehlgeschlagen).

Schritt 3: Der Prozess im Lager

Mit diesem Setup ändert sich der Ablauf für Ihr Lagerteam kaum, aber die Sicherheit steigt enorm:

1. Der Mitarbeiter scannt im Retoureneingang den Artikel und gibt die Seriennummer/Charge ein, die er auf dem Gerät vor sich sieht.
2. Passt die Nummer zur ursprünglichen Lieferung? Alles okay, der Artikel bleibt im normalen Prozess.
3. Passt die Nummer nicht? Der Workflow greift sofort im Hintergrund und verschiebt die Retoure in den Status SN-Prüfung fehlgeschlagen.

Fazit: Vertrauen ist gut, Workflows sind besser

Durch diese kleine Anpassung filtern Sie automatisch Retouren heraus, die einer manuellen Klärung bedürfen. Sie verhindern, dass Fremdware in Ihr Lager gelangt oder Gutschriften für Artikel erstellt werden, die Sie so nie versendet haben.

Tipp: Prüfen Sie regelmäßig den Ordner SN-Prüfung fehlgeschlagen. Hier können Sie dann entscheiden, ob es sich um ein Versehen (Tippfehler bei der Eingabe) oder einen Betrugsversuch handelt und entsprechend Kontakt mit dem Kunden aufnehmen.