Turbo-Versand: Automatisch Ausliefern nach Zahlung in JTL

Im E-Commerce zählt jede Minute. Wenn ein Kunde per PayPal oder Kreditkarte bezahlt, erwartet er, dass die Ware fast augenblicklich in den Versand geht. Wer hier noch manuell Zahlungseingänge prüft und Aufträge einzeln freigibt, verliert wertvolle Zeit. Mit dem JTL-Workflow „Ausliefern nach Zahlung“ automatisieren Sie diesen Schritt komplett: Geld da = Ware raus.

Warum dieser Workflow unverzichtbar ist

Standardmäßig müssen bezahlte Aufträge in JTL-Wawi oft noch angestoßen werden, damit sie auf der Pickliste landen oder an das WMS übergeben werden. Dieser Workflow eliminiert die Wartezeit zwischen „Zahlungseingang“ und „Versandprozess“.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So richten Sie es ein

Hier ist die Konfiguration, mit der Sie den Prozess automatisieren.

1. Den Bereich öffnen: Gehen Sie in JTL-Wawi auf Admin > JTL-Workflows. Wählen Sie den Bereich Aufträge.

2. Das Ereignis wählen: Wir wollen reagieren, sobald eine Zahlung komplett ist.

• Wählen Sie links Aufträge > Bezahlt.

• Klicken Sie auf Workflow anlegen.

• Nennen Sie ihn z.B. „Sofort-Versand bei Zahlung“.

3. Bedingungen definieren (Optional aber empfohlen): Damit nicht versehentlich falsche Aufträge rausgehen, sollten Sie Sicherheitsnetze einbauen.

• Bedingung 1: Auftrag \ Liefern \ IstGesperrt > Gleich > Falsch (Verhindert Versand von gesperrten Aufträgen).

• Bedingung 2: Auftrag \ Liefern \ Prüfen notwendig > Gleich > Falsch.

• Bedingung 3: Auftrag \ Liefern \ Lieferstatus > Ungleich > Versendet (Falls nachträgliche Zahlungen kommen).

4. Die Aktion „Ausliefern“: Jetzt kommt das Herzstück.

• Wählen Sie unter Aktionen Ausliefern.

• Klicken Sie auf die ... (Drei Punkte), um die Auslieferungsoptionen zu konfigurieren.

Das Konfigurations-Fenster „Ausliefern“: Hier müssen Sie entscheiden, wie JTL arbeiten soll. Die wichtigsten Einstellungen sind:

• Prozess: Wählen Sie „Versand über WMS/Packtisch+“ (für Lagerkunden) oder „Standardlager“ (für Auslieferung direkt aus der Wawi).

• Erweiterte Optionen: Hier können Sie anhaken „Auf Pickliste setzen“. Das ist entscheidend für WMS-Nutzer!

• Teillieferung: Sie können einstellen, ob Teillieferungen erlaubt sind, falls nicht alle Artikel auf Lager sind.

Nützliche Fallbeispiele aus der Praxis

Szenario A: Der Klassiker (Bestand vorhanden) Ein Kunde bestellt Lagerware und zahlt per PayPal.

• Workflow-Reaktion: Der Auftrag wird sofort auf die Pickliste gesetzt. Im Lager erscheint der Auftrag Sekunden später auf dem Scanner oder Tablet. Keine menschliche Interaktion im Büro nötig.

Szenario B: Dropshipping-Weiche Sie haben Artikel, die vom Lieferanten direkt versendet werden?

• Erweiterung: Fügen Sie eine Bedingung hinzu: Auftragspositionen \ Enthält \ IstDropshipping > Wahr.

• Aktion: Statt „Ausliefern“ wählen Sie die Aktion Auslieferung von Dropshipping-Artikeln anstoßen. So geht die Bestellung direkt als E-Mail zum Lieferanten.

Szenario C: Die Vorkasse-Bremse Ein Kunde zahlt eine Vorkasse-Bestellung erst nach 5 Tagen.

• Vorteil: Da der Trigger „Bezahlt“ heißt, greift der Workflow genau in dem Moment, in dem Sie den Bankabgleich machen. Sie müssen nicht mehr suchen, welcher alte Auftrag nun endlich bezahlt wurde – der Workflow schiebt ihn sofort in den Versand.

Fazit: Der Workflow „Ausliefern nach Zahlung“ ist das Fundament eines automatisierten Versandes. Einmal eingerichtet, spart er Ihnen täglich hunderte Klicks und sorgt dafür, dass Ihre Kunden ihre Ware schneller in den Händen halten.